医療事務の電話対応例文集｜受付・予約・問い合わせ別まとめ

医療事務の電話対応は、患者さんの第一印象を左右する大切な業務です。この記事では、シーン別の例文をまとめました。新人の方はそのまま使えます。

基本の電話対応例文

電話を受けるとき
「はい、〇〇クリニックでございます。どのようなご用件でしょうか？」

担当者に繋ぐとき
「少々お待ちいただけますでしょうか。ただいま担当の者に代わります」

担当者が不在のとき
「申し訳ございません。ただいま〇〇は席を外しております。折り返しご連絡いたしましょうか？」

初診予約を受けるとき
「初診でよろしいでしょうか。お名前と生年月日、ご連絡先をお教えいただけますか？」

予約変更を受けるとき
「ご予約の変更ですね。恐れ入りますが、ご予約のお名前とご予約日時をお聞かせください」

予約がいっぱいのとき
「申し訳ございません。ご希望のお日にちは予約が埋まっております。〇日または〇日でしたらご案内できますが、いかがでしょうか？」

「診療時間は〇時から〇時までとなっております。〇曜日は休診日となっておりますのでご注意ください」

まず謝罪・傾聴する
「この度はご迷惑をおかけして申し訳ございません。詳しくお聞かせいただけますか？」

解決策を提示する
「ご不便をおかけしました。〇〇のような対応でいかがでしょうか？」

電話対応は慣れれば誰でもできるようになります。最初はメモを手元に置いて、焦らず丁寧に対応することが大切です。それでも職場の雰囲気や電話量が辛ければ、電話対応が少ない医療事務の求人を探してみるのも手です。